Zielsetzung

Dieses Modul vermittelt Kenntnisse über die Organisation von Besprechungen unter Verwendung von Outlook.
Sie haben mit Outlook die Möglichkeit, Einladungen zu versenden. Die Antworten werden in einer Übersicht verwaltet, so dass Sie schnell einen Überblick erhalten, wer zugesagt, abgesagt oder noch gar nicht geantwortet hat.
Im Zusammenhang mit Kalendergruppen besteht die Möglichkeit, Besprechungen zeitlich für alle Einzuladenen zu planen. Mit Hilfe des Gruppenkalenders haben Sie die Möglichkeit zu sehen, wann die einzuladenden Personen Zeit haben. Outlook unterstützt Sie beim Auffinden eines gemeinsam möglichen Termins, indem es aufzeigt, wann alle Beteiligten noch eine Lücke in ihrem Terminkalender haben.
Outlook bietet Ihnen bei der Planung von Besprechungen die Möglichkeit, benötigte vorhandene Ressourcen wie etwa einen Raum, Laptops oder einen Overheadprojektor zu reservieren (sofern im Unternehmen vorgesehen).
Outlook versendet automatisch an alle Beteiligten eine Nachricht, wenn Sie als Organisator den Termin bestätigen, verschieben oder absagen.

Nach der Teilnahme an diesem Modul können Sie Kalendergruppen erstellen.
Sie werden Besprechungen planen und überwachen können. Sie erfahren, wie man Personen einlädt und Ressourcen reserviert. Sie lernen, wie man Besprechungen bestätigt, verschiebt oder absagt. Zudem werden Sie erfahren, wie man nachträglich Personen hinzufügt oder entfernt.

Zu Ihren Kenntnissen wird gehören, wie man auf Besprechungsanfragen reagiert.

Kursinhalte

• Gruppenkalender
• Besprechungen planen
• Auf Besprechungsanfragen reagieren
• Antworten verwalten
• Besprechungen bestätigen, verschieben und absagen
• Personen nachträglich hinzufügen und entfernen

Voraussetzungen

Grundlegende Kenntnisse im Umgang mit der Benutzeroberfläche von Windows, der Maus und der Tastatur sind erforderlich.

Sie benötigen grundlegende Kenntnisse im Mail-Bereich (Mails versenden, empfangen und beantworten, Ordner erstellen und Mails darin ablegen). Vergleichen Sie dazu das Modul OL-MR-EGL: E-Mail Grundlagen.

Erforderlich sind grundlegende Kenntnisse bezüglich des Kalenders (Termine erstellen und bearbeiten, Kalenderansichten). Vergleichen Sie dazu das Modul OL-MR-KUA: Kalender und Aufgaben.

Hilfreich sind vertiefte Kenntnisse im Mail-Bereich. Vergleichen Sie dazu das Modul OL-MR-EVT: E-Mail Vertiefung.

Von Vorteil sind Kenntnisse über die Verwaltung von Kontakten, insbesondere von Verteilerlisten. Vergleichen Sie dazu das Modul OL-MR-KJN: Kontakte, Journal und Notizen.

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